29 stycznia 2020

W trakcie krótkiego szkolenia online pokażemy jak efektywnie zarządzać dokumentami w firmie przy użyciu narzędzia Comarch DMS. Zaawansowane możliwości tego systemu pomogą wdrożyć oraz usprawnić elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów,  zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych.

Dzięki webinarowi dowiesz się, jak:

  • Elastycznie zarządzać obiegiem dokumentów
  • Procesować dokumenty poza firmą, dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnych i webowych
  • Kontrolować czas realizowanych zadań z poziomu aplikacji oraz poprzez wykorzystanie raportów
  • Zautomatyzować wprowadzanie dokumentów dzięki technologii OCR
  • Pracować w modelu wielofirmowym

Wideo

 

 

Dlaczego warto stosować elektroniczny obieg dokumentów? 

Każda firma, niezależnie od profilu działalności, procesuje znaczną ilość pism i dokumentów. Archiwizacja i praca z dokumentami w formie papierowej bywa uciążliwa, a dodatkowo wymaga znacznej przestrzeni biurowej. Digitalizacja obszaru związanego z obiegiem dokumentów przynosi szereg korzyści dla firmy w postaci m.in. ograniczenia liczby zaginionych dokumentów, przyśpieszenia opisu i akceptacji dokumentów a także stałego dostępu do historycznych informacji.

Możliwości zastosowania Comarch DMS

Pierwsze skojarzenie z hasłem „system klasy DMS” to obieg faktur kosztowych. W Comarch DMS zarządzanie fakturami jest jednym z podstawowych procesów, ale możliwości wykorzystania narzędzia są dużo większe. Dzięki elastyczności systemu, może on wspierać szereg procesów w firmie, takich jak prowadzenie dziennika korespondencji, akceptację ofert, zarządzanie umowami czy też obsługę wniosków pracowniczych.

Rozwiązania usprawniające codzienną pracę

Podczas webinaru dowiedzą się Państwo w jaki sposób Comarch DMS może przyśpieszyć realizację zadań przez poszczególnych pracowników. Dzięki mechanizmom alertów mailowych i powiadomień mobilnych każda osoba, która ma wykonać określoną czynność niezwłocznie się o tym dowie a możliwość określenia czasu na wykonanie zadania dodatkowo wskaże, którymi z nich powinna się zająć priorytetowo.

Stały dostęp do informacji

Nieważne czy znajdują sie Państwo w biurze przy komputerze czy na lotnisku podczas delegacji – z Comarch DMS można pracować z dokumentami z dowolnego miejsca dzięki możliwości obsługi systemu z poziomu aplikacji mobilnych na iOS oraz Android a także z przeglądarek www. Dostęp do dokumentów to nie tylko praca z otwartymi sprawami ale również możliwość wyszukania dowolnej historycznej informacji bez potrzeby kontaktowania się z osobami odpowiedzialnymi za archiwizację dokumentów.

Automatyzacja procesów biznesowych

Praca z elektronicznym obiegiem dokumentów to nie tylko cyfryzacja danych ale również usprawnienie obszarów, które bezpośrednio wiążą się z tym zagadnieniem. Wykorzystując Comarch DMS w swojej firmie można:

  • Zautomatyzować dodawanie faktur dzięki mechanizmowi OCR, który przepisze dane z faktury do systemu
  • Wyeliminować wąskie gardła w procesach poprzez funkcję automatycznego przekazania dokumentu po określonym czasie
  • Usprawnić zatwierdzanie dokumentów dzięki opcji masowego przekazania
  • Ograniczyć liczbę wprowadzanych ręcznie informacji oraz niezbędnych kroków w procesie poprzez mechanizmy warunków i reguł uzupełniania danych

Szkolenie prowadzi:

 

Kamil Lisowski - Konsultant ds. Rozwiązań Biznesowych Comarch

Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Z firmą Comarch i produktami z oferty ERP związany od 2015 roku. Na początku odpowiadał za wsparcie klientów, prowadzenie szkoleń oraz testowanie oprogramowania. Aktualnie prowadzi spotkania i prezentacje dotyczące rozwiązań Comarch ERP. Od 2018 jako Product Manager odpowiada za rozwój systemu Comarch DMS.

 

 

Odpowiedzi ekspertów Comarch na wybrane pytania z czatu

Pytania Odpowiedzi

Czy DMS jest zintegrowany z Comarch ERP Optima?

Tak, aplikacja Comarch DMS współpracuje z Comarch ERP Optima.

Czy Comarch DMS umożliwia podpisywanie dokumentów certyfikatem kwalifikowanym w celu uwierzytelnienia np. akceptacji umowy?

Na chwilę obecną nie ma takiej możliwości. Planujemy taką funkcjonalność, jednak termin realizacji wersji nie został jeszcze określony.

Czy Comarch DMS daje możliwość elektronicznego prowadzenia rejestrów VAT?

W Comarch DMS istnieje możliwość pobierania dokumentów z Comarch ERP, jak również generowania dokumentów do rejestru VAT. Natomiast Comarch DMS nie jest systemem księgowym więc nie ma funkcjonalności związanych z obsługą deklaracji itd. Posiadanie systemu ERP w firmie do tych celów jest niezbędne.

Czy Comarch DMS współpracuje z wszystkimi systemami Comarch? Również ERP XL?

Comarch DMS współpracuje z Comarch ERP XL, ERP Optima, ERP Altum oraz ERP Enterprise. Możliwa jest również praca w trybie Standalone.

Kiedy planujecie Państwo wprowadzić automatyzację punktów konfiguracyjnych ACD?

Udostępnienie takiej funkcjonalności planowane jest na przełomie 2 i 3 kwartału bieżącego roku.

Kiedy planujecie Państwo wydać funkcjonalność OCR elementy (np. do dokumentów zakupowych/magazynowych)?

Prace nad rozpoznawaniem pozycji przez OCR (nie mylić z tabelką VAT, która jest już obsługiwana) aktualnie trwają.

Jak automatycznie generować dokumenty w ERP Optima?

Generowanie dokumentów z Comarch DMS do ERP Optima odbywa się za pomocą kontrolki Własna akcja, pod którą jest podpięty "generator". Gotowy przykład do generowania dokumentów kosztowych dostępny jest na stronach walidowanych:
Przykład - Generator dokumentów w rejestrze VAT - Optima 2020.1.2 - DMS 2020.0.0.zip

Czy DMS jest dostępny w modelu SaaS?

Tak, istnieje możliwość pracy Comarch DMS w modelu Saas.

Czy prezentowane procesy lub te z listy są gdzieś dostępne do ściągnięcia?

Prezentowane procesy (w zbliżonej formie) są dostępne w postaci wzorców w Comarch DMS od wersji 2020.0 (w oknie importu na liście typów obiegu).

Czy DMS, może być zintegrowany z kontrolerem domeny?

Logowanie do Comarch DMS może odbywać się poprzez konto domenowe.

Czy jeden dokument może być wykorzystany w wielu procesach?

Jeżeli plik jest dodany do Menagera Dokumentów, to można go wybrać w wielu dokumentach w obiegu (jest on linkowany). Jeżeli został dodany do kontrolki typu załącznik np. z dysku, to należy w również z dysku podpiąć ten plik na innych dokumentach. Jeżeli pod pojęciem dokument rozumieją Państwo istniejący dokument w ERP to może on być podpięty (powiązany) z wieloma dokumentami w obiegu (DMS).

Co w przypadku firm z ilością dokumentów w obiegu 500+ dziennie?

W przypadku wprowadzania dużej ilości dokumentów można zautomatyzować pewne prace wykorzystując współpracę z OCR, pobieranie dokumentów ze skrzynki pocztowej i na ich podstawie generować dokumenty w obiegu.
Nie ma problemu z pracą na dużej ilości dokumentów.

Czy istnieje wersja Comarch DMS do przetestowania? Nie mając ERP XL lub Optimy.

Wersja demo na platformy mobile jest dostępna do pobrania w AppStore oraz Google Play. Aktualnie nie jest dostępne demo wersji standalone dla desktop i web. Mogą Państwo otrzymać dostęp do środowiska demo ERP XL, na którym zainstalowany jest również Comarch DMS, należy uzupełnić formularz: https://www.comarch.pl/erp/xl/demo/

Czy mail może wychodzić raz dziennie z linkiem do pola akceptacji dokumentów po kolei?

Tak, istnieje możliwość wskazania wysyłki mailowej raz dziennie o określonej godzinie z listą dokumentów i linków. Również można skonfigurować tak system, aby po zaakceptowaniu jednego dokumentu automatycznie otwierał kolejny, który wymaga akceptacji aby upłynnić pracę.

Mam ERP Optima w swojej lokalizacji. Czy mogę kupić licencje DMS bezpośrednio z Comarch, czyli w modelu SaaS i systemy da się ze sobą skomunikować?

W przypadku lokalnej instalacji Comarch ERP Optima rekomendujemy również lokalną instalację Comarch DMS. W takim przypadku w celu zakupienia licencji należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Czy np. Przypominacz informuje osobę, że ma dokument do realizacji na komputerze? Czy jednak musimy logować się do aplikacji, żeby zweryfikować czy są jakieś dokumenty do realizacji?

Na danym etapie należy ustawić wysyłanie maili do osób uprawnionych, wówczas informacja o dokumentach pojawi się w wiadomości mailowej z linkiem do uprawnionego dokumentu. Powiadomienie może również wyświetlać się w telefonie - tak jak powiadomienia innych aplikacji.

Czy DMS można zintegrować z Optimą w modelu usługowym?

Tak, Comarch DMS może współpracować z Comarch ERP Optima w modelu usługowym. W takim przypadku również Comarch DMS powinien pracować w takim modelu (SaaS).

Czy do Optimy można dodawać dokumenty jako dokumenty handlowe (nie tylko do rejestru VAT)?

Jest taka możliwość, natomiast wymaga ona przygotowania "generatora" na etapie wdrożenia przez Partnera.

Czy wybór ofert może powodować ustawienie obu kontrolek? Wzajemnie listy lub kontrolki wyboru oferty?

Tak, jak najbardziej można skonfigurować system w taki sposób aby dwie kontrolki wzajemnie się obserwowały (w przykładzie z webinaru zaprezentowana jest jednostronna obserwacja - na podstawie listy uzupełnia się "dokument elektroniczny").

Czy Comarch DMS ma zastosowanie w mniejszych firmach jak przykładowo Biuro Rachunkowe?

Comarch DMS jak najbardziej może być wykorzystywany w mniejszych firmach oraz Biurach Rachunkowych dzięki elastycznemu mechanizmowi modelowania procesów, gdzie można tworzyć zarówno bardzo skomplikowane obiegi dla dużych korporacji jak i mniejsze obiegi (np. tylko 2-3 etapy w procesie) dla firm o mniejszej skali działania.

Czy w jednym obiegu może być więcej niż jeden dokument?

W jednym obiegu możemy podpinać kilka dokumentów z systemu ERP (Kontrolka dokument elektroniczny), ale wygenerujemy jeden dokument z kontrolki Dokument ERP XL.

Czy wnioski urlopowe DMS można połączyć z e-pracownikiem?

Istnieje taka możliwość natomiast wymaga odpowiedniej konfiguracja na etapie wdrożenia, np. wniosek składany w HRM (e-pracownik) a następnie akceptowany przez DMS.

Czy planujecie integrację korespondencji e-mail do DMS?

Taka integracja jest już możliwa. Na stronach walidowanych dostępny jest dokument opisujący konfigurację takiej współpracy: Przykłady konfiguracji punktów ACD.pdf

Czy zaakceptowany wniosek urlopowy "wskoczy" od razu do list obecności?

Standardowy przykład nie ma takiej możliwości, natomiast istnieje możliwość odpowiedniej konfiguracji systemu aby istniała taka możliwość.

Czy OCR jest w stanie odczytać zamiast kontrahenta pracownika z listy pracowników?

Comarch OCR aktualnie rozpoznaje tylko faktury VAT rozpoznając kontrahenta po NIPie w związku z czym nie rozpozna pracownika. Comarch DMS może integrować się z dowolnymi systemami OCR (które zapisują dane do bazy) w związku z czym jeżeli jest niezbędna realizacja takiego scenariusza można połączyć Comarch DMS z zewnętrznym narzędziem.

Posiadam licencje ERP Optima. Czy można kupić licencje DMS w modelu on-premise i zainstalować w tej samej chmurze obliczeniowej w której mam ERP Optima i systemy będą ze sobą prawidłowo pracować?

Rekomendujemy instalację Comarch DMS w takim samym środowisku jak system ERP. Jeżeli Comarch ERP Optima działa w trybie SaaS to również w takim trybie powinien działać Comarch DMS. Jeżeli jest to instalacja on-premise na serwerze lokalnym lub chmurze to Comarch DMS powinien być zainstalowany na tym samym serwerze (lub innym, który ma z nim połączenie).

W obiegu dokumentów można ustawić, że część dokumentów widzi jeden pracownik a drugą część inny bez możliwości widzenia faktur kolegi (przełożony widzi dokumenty obu pracowników)?

Jest taka możliwość natomiast wymaga odpowiedniej konfiguracji i zamodelowania procesu aby obsłużyć opisany scenariusz.

Czy system OCR rozpoznaje również dane ze skanów, czy tylko dokumenty wydrukowawane do PDF?

Comarch OCR rozpoznaje dane z plików graficznych pdf, jpg, png itp. W związku z tym mogą być to wydruki do pdf, skany dokumentów papierowych ale również zdjęcia wykonane telefonem. Istotne jest zapewnienie dobrej jakości skanu i zdjęcia.

Czy istnieje możliwość rozpoznawania numerów kont IBAN?

Tak, Comarch OCR rozpoznaje również numery rachunków bankowych.

Czy planują Państwo wprowadzić funkcjonalność importu danych z excela, danych tabelarycznych, tak jak to działa w oknie z opisem analitycznym?

Funkcjonalność importu i eksportu danych do/z tabeli (dane tabelaryczne) jest w planach rozwojowych systemu natomiast jeszcze nie znamy dokładnej daty realizacji.

Jeśli mamy DMS w wersji stacjonarnej tak jak Optimę, to czy możemy bez przeszkód korzystać z DMS na urządzeniach mobilnych?

Jak najbardziej. Comarch DMS może pracować w wersji desktopowej, webowej oraz mobilnej niezależnie od tego czy system pracuje w chmurze czy stacjonarnie.

Czy jest możliwość przesłania poszczególnych pozycji z faktury zakupowej do dwóch różnych osób akceptujących dane koszty?

Istnieje taka możliwość (po odpowiedniej konfiguracji). Jeżeli dane osoby nie pracują jednocześnie to należy dodać odpowiednie kolumny w tabeli (przypisując wiersze do odpowiednich osób) natomiast jeżeli mają pracować w tym samym czasie wymagane jest wykorzystanie obiegów powiązanych - system generuje nowe dokumenty dla "pozycji" i każda z nich trafia do innej osoby.

Czy jest możliwość wypróbowania aplikacji mobilnej w DEMO wersji?

Tak, należy pobrać aplikację z Google Play lub AppStore. Po uruchomieniu wersji demo należy zalogować się na login administrator (bez hasła).

Czy użytkownik z systemu DMS może zakładać nowych kontrahentów jeśli wymaga tego opisywana/wprowadzana faktura?

W wersji desktopowej otwierając listę kontrahentów (okno systemu ERP) oprócz możliwości wybrania kontrahenta istnieje również możliwość dodania nowego. Dla Comarch ERP XL w wersji webowej również istnieje możliwość dodania nowego kontrahenta w trakcie pracy z dokumentem.

Czy Comarch DMS jest dostępny tylko na telefony z iOS?

Comarch DMS jest dostępny zarówno na telefony z systemem iOS jak i Android.

Czy kolumna wartość jest sprawdzana z wartością netto z dokumentu?

W tym celu należy zdefiniować odpowiedni warunek na kontrolce. Dodatkowo możemy wykorzystać kontrolkę Komunikat w celu poinformowania i blokady przekazania do kolejnego etapu.

Czy funkcja OCR działa w ERP Optima bez Comarch DMS?

Tak, usługę Comarch OCR można wykorzystać bezpośrednio w ERP (Optima, XL) z poziomu rejestru VAT. Pomijając w takim scenariuszu Comarch DMS dokumenty są od razu dodawane do rejestru bez panelu weryfikacyjnego oraz workflow (obiegu).

Czy można zintegrować ten system z SAP 740 lub SAP Hana?

Integracja Comarch DMS z systemami ERP innych dostawców jest możliwa. Wymagane są odpowiednie prace konfiguracyjne i zależą one od zakresu integracji.

Czy rozwiązania te są dostępne na bazach Oracle, np. do Egerii?

Comarch DMS pracuje obecnie na bazie danych SQL. Istnieje natomiast możliwość integracji z bazami Oracle w celu pobierania danych na zasadzie linked servers (database links).

Czy dokumenty z DMS mogą trafiać w zależności od typu np do dwóch różnych baz XL/ Optima?

Tak, istnieje możliwość takiego skonfigurowania systemu aby jedna instalacja Comarch DMS współpracowała zarówno z ERP Optima jak i ERP XL.

Czy dla korekt nadal trzeba stworzyć osobny schemat?

Na dokumencie w obiegu może znaleźć się kontrolka ERP XL dla jednego, określonego typu dokumentu. W związku z tym należy utworzyć odrębny schemat dla korekt. Można ten scenariusz obsłużyć również przez "obiegi powiązane" dla których dla etapu generowania będzie dodawany dokument techniczny (powiązany) gdzie w ramach dodawania tego "dokumentu" będzie określany typ dokumentu ERP. Natomiast w planach rozwojowych systemu znajduje się punkt dot. umożliwienia wybrania typu dokumentu w trakcie jego procesowania.

Czy planują Państwo system Comarch DMS zintegrować z Comarch ERP XT?

Aktualnie rozwijana jest integracja z systemami ERP Optima, XL, Altum oraz Enterprise natomiast w przyszłości planujemy integrację Comarch DMS z ERP XT.

Czy DMS może wygenerować również faktury zakupu - materiałowe?

Dla ERP XL taka funkcjonalność jest dostępna w standardzie, dla ERP Optima wymaga przygotowania odpowiedniego "generatora" przez Autoryzowanego Partnera.

Czy DMS działa z OBD czy jest niezależny? Czy można do DMS przekazywać dokumenty ze skrzynki CRM?

"Comarch DMS i moduł OBD są niezależne. Jeśli chcemy przenieść dokumenty z OBD lub CRM do DMS możemy wykorzystać punkt ACD, w którym możemy pobierać dokumenty z bazy ERP i na ich podstawie wygenerować dokumenty w workflow.
DMS współpracuje ze skrzynka pocztową. Konfiguracja dostępna jest w dokumencie Przykłady konfiguracji punktów ACD.pdf dostępnym na stronach walidowanych.

Czy jest możliwość anonimizacji pewnych dokumentów, tzn. ograniczenia dostępu do nich?

W module Manager Dokumentów osoba o uprawnieniach administratora może dodawać, edytować i usuwać uprawnienia w dowolnym momencie. W module workflow (dokumenty w obiegu) ustawienia dot. dostępu do dokumentów zależą od uprawnień na danym etapie. Ich wybór może być automatyczny (wg reguł wprowadzonych do systemu) lub ręczny - przez użytkownika procesującego dokument. Jeżeli ktoś miał dostęp do danego dokumentu na jednym z etapów to nie ma możliwości usunięcia tego dostępu.

Czy da się tak ustawić automatyzację procesu, aby akceptacja kosztów od razu wskazywała czy nie jest przekroczony budżet?

Należy zdefiniować odpowiednie warunki, które będą sprawdzały budżet i za pomocą kontrolki komunikat informować o przekroczonym budżecie z ustawieniem blokady przekazania dokumentu do kolejnego etapu.

Czy dla faktur kosztowych jest możliwość (dodatkowe pole) dodania informacji o koncie księgowym?

Jeżeli chodzi o informacje przechowywaną w Comarch DMS - jak najbardziej, czy to w postaci odrębnego pola na dokumencie czy kolumny w tabeli z pozycjami.

Czy Comarch OCR i DMS to narzędzia, które należy kupić oddzielnie? Czy DMS zawiera OCR?

Usługa OCR jest odrębnie licencjonowana (w zależności od ilości stron). Cennik OCR jest dostępny w "dolnej części strony": https://www.comarch.pl/erp/ocr/

Czy Comarch DMS współpracuje z programem Tenvirk?

Comarch DMS może się integrować z zewnętrznymi rozwiązaniami na zasadzie wymiany danych. Zakres współpracy i wymagana konfiguracja zależy od architektury danego rozwiązania a także od zakresu oczekiwanej integracji.

Czy można podpiąć więcej niż jedną skrzynkę mailową?

Tak, istnieje możliwość podpięcia dowolnej ilości skrzynek mailowych.

Jakie rodzaje dokumentów przetwarza OCR?

Aktualnie usługa Comarch OCR rozpoznaje Faktury VAT, w najbliższej przyszłości zostanie dodana możliwość rozpoznawania pozycji z dokumentów, co umożliwi rozpoznawanie dokumentów typu Faktury Zakupu, Zamówienia itd.

Czy jest dostępna wersja w j. angielskim?

"Na oknie logowania istnieje możliwość wyboru języka angielskiego.
Warunek - w pliku Web.config musi zostać włączona opcja zmiany języków: <add key=""ShowChangeLanguage"" value=""True"" />"

Czy weryfikacja klienta (np. czynny podatnik Vat), odbywa się na etapie pani z księgowości czy może przed pierwszą akceptacją?

Weryfikacja odbywa się na dowolnym etapie natomiast wymaga otwarcia okna karty kontrahenta (w wersji desktopowej) i kliknięcia w odpowiedni przycisk.

Czy w DMS jest możliwość generowania gotowych druków dokumentów wg regulacji w firmie?

Comarch DMS posiada wbudowany kreator wydruków i raportów, w ramach którego można przygotować odpowiedni szablon wydruku dla danego dokumentu.

Czy do DMS można wczytać dane z excela?

Z pliku excel istnieje możliwość zaczytywania wymiarów na Opisie analitycznym w kontrolce Dokument ERP XL. W przyszłości planujemy również umożliwić uzupełnianie tabeli (dane tabelaryczne) na podstawie plików excel.

Czy można otworzyć poprzednią wersje dokumentu w wersjonowaniu?

Tak, pod prawym przyciskiem myszy jest opcja pobierz wersję, z poziomu której można otworzyć historyczne wersje dokumentu.

Czy dostępna jest instrukcja do obsługi i tworzenia workflow w dms?

Na stronach walidowanych dostępna jest dokumentacja użytkownika w obszarach Comarch DMS -> Dokumentacja oraz Przykłady.

Czy w przypadku procesu ofertowania w DMS możemy skorzystać z Comarch ERP Optima listy faktur proforma?

Tak, jest taka możliwość. Dla danego typu dokumentu w Comarch DMS można dodać kontrolkę "dokument elektroniczny", w ramach której można wskazać typ dokumentu ERP jako "faktura proforma". Klikając w ikonę plusa w tym polu system będzie otwierał listę faktur proforma Comarch ERP Optima, z której należy dokonać wyboru (analogicznie jak w przypadku Ofert Sprzedaży z Comarch ERP XL, który został zaprezentowany na webinarze).

Jak wyłączyć pobieranie z kontrahenta formy płatności?

Każde pole w Comarch DMS jest w pełni modyfikowalne więc aby "uniezależnić" formę płatności od wskazanego kontrahenta należy w polu "forma płatności" usunąć powiązanie z polem "kontrahent".

Czy jest dostępny kalendarz z dostępnością pracowników?

Obecnie Comarch DMS nie posiada wbudowanych kalendarzy - taka funkcjonalność jest planowana w przyszłych wersjach systemu.

Jakie jest obciążenie Optimy przy zapisywaniu skanów w bazie?

Przy współpracy Comarch DMS z Comarch ERP Optima załączniki są pierwotnie zapisywane w bazie Comarch DMS więc nie mają żadnego wpływu na bazę Comarch ERP Optima. Dla obiegów, z których generowane są dokumenty do ERP Optima (np. faktury kosztowe) załączniki są kopiowane do bazy podczas generowania natomiast nie mają większego wpływu na wydajność systemu.

Czy taki obieg można wykorzystać między klientami a biurem rachunkowym?

Tak, istnieje taka możliwość aby klient również był zaangażowany w procesy w ramach Comarch DMS (z poziomu przeglądarki web lub mobile).

Czy żeby korzystać z Comarch DMS przez przeglądarkę trzeba mieć tyle samo licencji ile jest dostępów do DMS dla aplikacji desktop?

Comarch DMS licencjonowany jest na użytkowników jednoczesnych tj. jedna pula licencji dla zalogowanych użytkowników - nie weryfikujemy w tym przypadku urządzenia i paltformy (web, desktop, mobile). W związku z tym nie ma odrębnych licencji na web i desktop.

Co należy zrobić z dokumentami po zeskanowaniu do programu? Chodzi o papierowe oryginały.

Wersję papierową można archiwizować lub "zniszczyć". Natomiast przed przyjęciem w firmie polityki niszczenia papierowych oryginałów zalecamy o wystąpienie o odpowiednią interpretację przepisów do Urzędu, gdyż organy podatkowe w różnych miejscach w kraju różnie interpretują przepisy w zakresie archiwizacji dokumentów.

Jakie wersje Comarch ERP są wymagane do współpracy z DMS?

Aplikacje Comarch DMS w najnowszej wersji 2020.0.0 współpracują z następującymi Systemami Comarch ERP:
Comarch ERP XL – wersje systemu: 2019.1, 2019.2, 2019.3, 2019.3.1, 2019.3.2
Comarch ERP Optima – wersje systemu: 2019.5.1, 2019.6.1, 2020.0.1, 2020.1.2
Comarch ERP Altum – wersje systemu: 2018.5, 2019.0, 2019.5.1
Comarch ERP Enterprise – wersje systemu: 6.0

Czy na etapie rejestracji system zasyngalizuje że np. dana faktura już była wcześniej rejestrowana? Może przecież się zdarzyć że kontrahent prześle 2 razy ten sam dokument.

Tak, istnieje możliwość skonfigurowania systemu (przez kontrolkę "komunikat") aby wykrywał duplikację dokumentów i informował o tym fakcie użytkownika oraz blokował dalsze procesowania dokumentu.

Czy kontrahent musi do nas przesyłać faktury mailem pojedynczo, czy może np. 3 faktury przesłać w jednym mailu?

Aktualnie Comarch DMS generuje tyle dokumentów w obiegu ile otrzymano maili, w związku z czym kontrahent powinien przesyłać faktury pojedynczo. Planujemy w przyszłości rozbudowę tej funkcjonalności o możliwość generowania dokumentów per załącznik.

Czy jest możliwość podglądu dokumentów przekazanych do pracownika A, aby zweryfikować, które z nich nie zostały jeszcze przez niego zrealizowane? Po przekazaniu takie dokumenty znikają z mojej listy.

Tak, istnieje taka możliwość. Domyślnie na liście widoczne są dokumenty przypisane do zalogowanego użytkownika, natomiast można zmienić filtr i wybrać opcję "w obiegu (nieaktywne)" lub "wszystkie" dzięki której takie dokumenty będą widoczne zarówno na liście jak i do podglądu.