24 lutego 2021

 

11.00-12.00

 

czat z ekspertami Comarch w trakcie webinaru

 

 

 

 

W trakcie webinaru pokażemy w praktyce dwa rozwiązania usprawniające obieg dokumentów w firmie:

  • technologię OCR - automatyzującą wprowadzanie faktur
  • system DMS - elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Swoimi doświadczeniami z zakresu wykorzystania Comarch OCR i Comarch DMS podzieli się firma SFD S.A. - ogólnopolski lider sprzedaży suplementów diety.

Wideo

Poznaj rozwiązania DMS i OCR >>>

Pobierz ulotkę

Skorzystaj z promocji >>>

Zobacz regulamin

 

Wyzwania ery digitalizacji

 

W każdej firmie, nieważne czy mówimy tu i mikro- czy dużym przedsiębiorstwie, mamy do czynienia z szeregiem różnego typu dokumentów. Im więcej tych dokumentów, tym trudniej nad nimi zapanować. Przykłądem mogą być tu faktury kosztowe, których miesięcznie, w zależności od skali działania może pojawiać się od kilkunastu do kilku tysięcy. Ich wprowadzanie, opisywanie czy przekazywanie potrafią zająć sporo cennego czasu pracowników, którzy w czasie, który poświęcili na te żmudne działania mogliby wykonać wiele istotniejszych z perspektywy firmy zadań. Dodatkowo, w obecnym czasie gdzie wiele osób pracuje w trybie pracy zdalnej, możliwości pracy w modelu tradycyjnym czyli papierowym obiegu są bardzo utrudnione. Aby zniwelować poświęcony na ten element czas do minimum oraz przenieść procesy do wersji cyfrowej mogą Państwo wykorzystać dedykowane do tego narzędzia, którymi są Comarch DMS i OCR.

 

Automatyzacja wprowadzania dokumentów w praktyce

Podczas webinaru nie tylko dowiedzą się Państwo jakie funkcjonalności oferują rozwiązania Comarch w zakresie optymalizacji wprowadzania i obiegu dokumentów, ale również zobaczą Państwo jak funkcjonują one w praktyce na przykładzie firmy SFD S.A. m.in. w zakresie integracji ze skrzynkami mailowymi czy usługi OCR. Dodatkowo poruszone zostaną tematy związane z szerszymi możliwościami wykorzystania Comarch DMS w różnego typu procesach. Przedpremierowo zostanie zaprezentowana nowa wersja aplikacji mobilnej.

 

Partner webinaru:

 

 

SFD S.A. to ogólnopolski lider sprzedaży suplementów diety. Właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition oraz dystrybutor wielu uznanych marek krajowych i zagranicznych. Spółka zatrudnia ponad 200 pracowników, którzy realizują zadania w zakresie handlu, logistyki oraz technologii IT. Główne kanały sprzedaży to e-commerce, dystrybucja hurtowa krajowa i międzynarodowa, a także własna sieć ponad 70 sklepów stacjonarnych.

 

 

Szkolenie prowadzą:

 

Kamil Lisowski - Konsultant ds. Rozwiązań Biznesowych Comarch

Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Z firmą Comarch i produktami z oferty ERP związany od 2015 roku. Na początku odpowiadał za wsparcie klientów, prowadzenie szkoleń oraz testowanie oprogramowania. Aktualnie prowadzi spotkania i prezentacje dotyczące rozwiązań Comarch ERP. Od 2018 jako Product Manager odpowiada za rozwój systemu Comarch DMS.

 

 

Katarzyna Błaszczyk - Manager Administracji SFD S.A.

Od ośmiu lat pracuje w firmie SFD S.A., od trzech lat na stanowisku Managera Administracji. W 2016r. uczestniczyła w tworzeniu pierwszego obiegu dokumentów w firmie - obiegu dokumentów kosztowych. W kolejnych latach stworzone zostały kolejne obiegi dokumentów: faktur kosztowych, korekt, faktur towarowych, potwierdzenie środka trwałego, likwidacja środka trwałego, planowany jest obieg leasingów. Obecnie administruje systemem DMS i szkoli pracowników z jego obsługi. Jest inicjatorem wprowadzenia do firmy OCRa. Zajmuje się też ewidencją środków trwałych i wyposażenia. Dąży do usprawnienia procesów w firmie i komunikacji pomiędzy wszystkimi działami.

 

Zobacz więcej o Comarch OCR >>>

Zapoznaj się z Comarch DMS >>>

 

Odpowiedzi ekspertów na wybrane pytania z czatu

Pytania Odpowiedzi

Pytanie dotyczy dokumentów rozliczenia produkcji. Ponieważ nie są to dokumenty obce to czy można wykorzystać OCR w obiegu dokumentów przyjęcia wyrobów z produkcji?

Aktualnie Comarch OCR rozpoznaje dokumenty typu "faktura" w związku z czym dokumenty magazynowe/wewnętrzne jeszcze nie są przetwarzane, natomiast w tym roku planowany jest rozwój narzędzia OCR o obsługę nowych typów dokumentów w związku z czym zachęcamy do śledzenia informacji o nowych wersjach i aktualizacjach oprogramowania.

Czy zaczytywanie poprzez OCR jest możliwe z poziomu listy "DOKUMENTY" w XL? Aktualnie zaczytujemy faktury z poziomu rejestrów VAT.

Aktualnie OCR dostępny jest tylko z poziomu rej VAT w ERP XL. Planujemy rozwój systemu w tym zakresie. Natomiast można w tym zakresie wykorzystać Comarch DMS, gdzie OCR może rozpoznać i uzupełnić dane a DMS wygenerować FZ do ERP XL (taka funkcja jest dostępna w standardzie systemu)

Jaki program użytkowany jest w firmie? Optima czy inny?

Firma SFD S.A. korzysta z systemu Comarch ERP XL. Natomiast omawiane procesy mogą być praktycznie analogicznie obsłużone dla ERP Optima.

Czy istnieje możliwość wdrożenia DMS stopniowo? Tzn. najpierw podstawowe moduły jak "pismo przychodzące i wychodzące" + faktura kosztowa a np. po roku moduł dotyczący budżetowania?

Jak najbardziej zachęcamy do stopniowego wdrażania DMS. Pozwoli to na zapoznanie się pracowników z funkcjonalnościami w danym obszarze i płynniejsze rozszerzenie o nowe procesy. Co istotne DMS nie jest licencjonowany per ilość procesów więc takie rozszerzenia nie wiążą się z dodatkowymi opłatami licencyjnymi (o ile ilość aktualnie posiadanych licencji dla jednoczesnych użytkowników jest wystarczająca).

Rozumiem, że DMS może być w pełni zintegrowany z Państwa produktem: Optimą?

Comarch DMS jest zintegrowany z Comarch ERP Optima. Zakres integracji to: wspólni użytkownicy, korzystanie z tych samych słowników czy podnoszenie okien Optimy (słowniki czy dokumenty) z DMS. Również przygotowaliśmy przykłady generatora dokumentów dla Faktury Zakupu VAT oraz Opisu analitycznego. Na etapie wdrożenia można w prosty sposób rozszerzyć zakres wykorzystywanych danych ERP dzięki definiowaniu zapytań SQL czy generować inne typy dokumentów, dla których przygotowany zostanie dedykowany generator.

Czy w oprogramowaniu COMARCH można prowadzić kilka/kilkadziesiąt baz danych?

Comarch DMS może współpracować z wieloma bazami ERP (Optima/XL) w ramach jednej instalacji.

Czy w oprogramowaniu COMARCH można prowadzić kilka/kilkadziesiąt baz danych?

Comarch DMS może współpracować z wieloma bazami ERP (Optima/XL) w ramach jednej instalacji.

Czy CMR rozpoznaje pdf z wieloma fakturami?

Tak, Comarch OCR ma możliwość obsługi pdf z wieloma fakturami i rozdzielenia danych na kilka faktur (wraz z rozdzieleniem załącznika)

A co z fakturami zakupu z wieloma pozycjami i jednostkami miary które są na tej fakturze?

Comarch OCR ma możliwość rozpoznawania pozycji wraz z odczytaniem jednostki miary dla każdej z nich.

Czy pakiet OCR comiesięczny Mikro, jeśli nie wykorzystam 250 stron, to czy w kolejnym miesiącu zostanie ponownie obciążony opłatą za kolejne 250 stron?

Tak, abonament na OCR jest miesięczny natomiast niewykorzystane strony zwiększają dostępny limit w kolejnym miesiącu.

Czy DMS w Biurze Rachunkowym rozpozna kontrahentów dla których są dedykowane faktury kosztowe, czy należy samodzielnie daną fakturę przyporządkowywać do danej firmy?

Na ten moment należy samodzielnie przyporządkować taki dokument do Klienta BR (firmy). Planowany jest rozwój tego obszaru o możliwość automatycznego przyporządkowania Klienta po NIPie nabywcy.

Czy mogą akceptować równolegle dwie osoby? Np. dwie osoby muszą zaakceptować, aby dokument poszedł dalej np. do zapłaty?

Tak, Comarch DMS ma funkcjonalność "równoległej akceptacji", która może zostać włączona na wybranym etapie.

Czy będzie mowa o wprowadzaniu przez OCR faktur zakupowych które zawierają pozycje z towarami?

Taka możliwość jest aktualnie możliwa przy wykorzystaniu DMS tj. OCR -> DMS -> ERP. W samym ERP takie możliwości będą dopiero rozwijane.

Czy, żeby dodać opis analityczny na fakturze, trzeba posiadać również moduł Opis Analityczny?

Tak, Opis Analityczny w ERP Optima jest dostępny tylko gdy posiadamy dany moduł. W związku z tym widoczność tego opisu w ERP uzależniona jest od posiadania tego modułu. Natomiast jeżeli opis analityczny ma pozostać tylko w DMS (poza ERP) to można go wprowadzać bez licencji Opis Analityczny dla ERP Optima.

Czy DMS i/lub OCR traktowany jest jako osobny produkt czy może być on traktowany jako rozszerzenie Optimy która już funkcjonuje w firmie?

Comarch DMS i OCR mogą być dokupione jako rozszerzenie obecnej instalacji - czyli przypisanie do tego samego klucza i podmiotu.

Czy dokumenty z OCR zaciągają się do rejestru VAT?

Dokumenty przez OCR mogą bezpośrednio trafiać do rej. VAT w ERP lub w scenariuszu OCR -> DMS -> rej. VAT ERP.

Jako wygląda repozytorium dokumentów w obiegu? Gdzie te dokumenty są przechowywane fizycznie i jak wygląda dostęp do nich z poziomu DMS i czy jest możliwy do stęp do tych dokumentów z spoza DMS?

DMS sam w sobie stanowi Repozytorium. Dokumenty są przechowywane w bazie DMS/ERP (w zależności od wybranej formy współpracy) lub w postaci danych zapisanych na dysku lub w chmurze IBARD (takie możliwości też są dostępne po odpowiedniej konfiguracji). Dostęp do dokumentów jest możliwy z ERP lub DMS.

Czy możliwe jest wdrożenie DMS w zakresie umów kosztowych i powiązanych z nimi faktur kosztowych, szczególnie do kontroli wartościowej i asortymentowej dla poszczególnych umów

Tak, obsługa takich scenariuszy jest możliwa (po odpowiedniej konfiguracji). Na stronie Comarch DMS dostępne jest Case Study dot. firmy Olimp Labs, gdzie klient wspomina o korzystaniu z obiegu umów i faktur aby mieć kontrolę nad "całym procesem". Taki przykład może być zmodyfikowany np. o kontrole wykorzystania danej umowy ramowej.

Czy będziecie Państwo mówić również o dokumentach kadrowych?

Aktualnie OCR nie przetwarza dokumentów kadrowych. Natomiast możliwe jest wprowadzenie obiegu (workflow) dla różnego typu spraw - również dokumentów kadrowych. Część z klientów wykorzystuje DMS do zgłaszania delegacji, wyjść prywatnych czy nadgodzin. DMS to otwarta platforma, w której można swobodnie definiować własne obiegi.

Czy jest możliwość akceptacji/zatwierdzania dokumentów z pominięciem danej osoby (np. w przypadku choroby lub podróży) przez osobę z wyższymi uprawnieniami?

W Comarch DMS jest dostępna funkcja zastępstw (czasowych lub stałych), która umożliwia akceptowanie dokumentów w imieniu nieobecnej osoby.

Jak wygląda eksport danych do systemu księgowego?

W przypadku współpracy z Comarch ERP to jedynie kliknięcie w przycisk "Wygeneruj" na wybranym przez siebie etapie obiegu.

Czy jest planowana automatyczna synchronizacja użytkowników Active Directory z DMS?

Proszę o rozszerzenie pytania. Czy chodzi o automatyczne pobieranie listy aktywnych kont z AD?

Czy DMS działa wraz z Comarch ERP Optima?

Tak, jak najbardziej taka współpraca jest dostępna.

Czy program powoduje, że dane są automatycznie zaczytywane z fv do programu księgowego np. Subiekt GT?

Taka integracja jest możliwa ale wymagane są odpowiednie działania na etapie wdrożenia tj. budowa odpowiednich zapytań aby korzystać z tych samych danych w obu systemach i przygotowanie generatora, który przeniesie dane z DMS do zewn. Systemu.

Czy tworzenie i ewentualna korekta treści umów może odbywać się w DMS czy należy ściągnąć plik, zedytować go i następnie ponownie go załadować?

Na ten moment należy plik ściągnąć, zmodyfikować i wgrać ponownie. Planujemy rozwój systemu o automatyczną aktualizację plików/załączników.

Czy w DMS istnieje możliwość podpisania pisma lub umowy podpisem kwalifikowanym / zaufanym a następnie wysłania go?

Jeszcze nie mamy takiej funkcjonalności. W RoadMapie rozwoju na ten rok jest planowane dodanie opcji wykorzystania podpisów bezpośrednio w Comarch DMS. Dalszy rozwój w zakresie wysyłania takich umów bezpośrednio z systemu będzie realizowany w przyszłych okresach.

Czy wersja mobilna DMS jest lub będzie w przyszłości dostępna na system iOS?

Comarch DMS już od początku działania jest dostępny na platformę iOS - wersja mobilna. W tym roku będą realizowane prace nad odświeżeniem interfejsu na tą platformę natomiast jak najbardziej już aktualnie można pracować na tym systemie.

Czy OCR może rozpoznawać na fakturze numer zlecenia (zamówienia)?

Aktualnie OCR pobiera numer zamówienia dla faktur niemieckich, planowany jest rozwój w tym obszarze dla faktur polskojęzycznych.

Czy aplikacja na telefon odczytuje kody kreskowe, kody QR i umożliwia ich powiązanie z konkretnymi dokumentami?

Aplikacja mobilna nie ma takiej możliwości. Funkcjonalność masowego skanowania oraz OCR mają możliwość odczytania kodu kreskowego, ale jest on po prostu wartością na nowo utwowrzonym dokumencie (z ewentualnym utworzeniem linku do innego dokumentu z tym kodem kreskowym).

Czy jest możliwość generowania dokumentów kosztowych do Optimy?

Tak, taka opcja jest dostępna w Comarch DMS.

Czy delegacje są przystosowane do wielu walut?

DMS jest otwartą platformą w związku z czym konfiguracja danego obiegu (np. delegacja) jest zależna od potrzeb danego scenariusza - również można wprowadzić elementy związane z wieloma walutami.

Ile kosztuje licencja na DMS mobile, czy może jest dostępna w ramach licencji DMS?

DMS nie weryfikuje używanego urządzenia w związku z czym w ramach pakietu licencji dostępna jest praca na urządzeniach mobilnych (iOS, Android), z przeglądarki www czy też aplikacji desktop.

Rabat 20% jest na DMS czy OCR tylko?

Promocja dotyczy DMS oraz OCR.

Czy jest możliwość ograniczenia dostępu (np. tylko podglądu dokumentów) dla niektórych pracowników?

Jeżeli chodzi o dokumenty w obiegu to zakres uprawnień (edycja) zależy od ustawień danego etapu. Możliwe jest włączenie opcji obserwatora dla wszystkich dokumentów danego typu w trybie do podglądu. Myślę, że dokładna odpowiedź na to pytania wymagałaby doprecyzowania na jakim scenariuszu Państwu zależy

Jaka ilość dokumentów w skali miesiąca wskazuje na konieczność wdrożenia w oparciu o pełne wersje MS SQL?

Jest to zagadnienie skomplikowane, bo wszystko zależy od kompresji danego skanera. Jeden pdf może zajmować kilkadziesiąt KB lub kilkaset więc ciężko na ten moment odpowiedzieć na to pytanie nie znając dokładnej specyfiki urządzeń itd.

Czy z promocji mogą korzystać klienci Comarch ale nie mający DMS?

Tak, promocja jest dedykowana dla Nowych Klientów, który nie posiadają DMS i OCR.

Czy faktury ZAKUPOWE również DMS i OCR zaczytuje do XL'a?

Tak, jest taka możliwość aby poprzez DMSa generować FZ do ERP XL (po wcześniejszym przetworzeniu danych przez OCR).

Czy i jakie procesy są "zaszyte" szablonowo w DMS?

Dla DMS są dostępne przykłady związane z fakturami, zlecaniem zadań, helpdeskiem, zapotrzebowaniami, korespondencją ... i jeszcze kilka dodatkowych. Baza przykładów będzie rozszerzana natomiast są to przykłady, które powinny zostać dopasowane do specyfiki działania danej firmy (etapy, dane itd.)