14 września 2017

Comarch DMS (Data Management System) to narzędzie, które w prosty sposób pozwala modelować różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów i informacji w firmie. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić np.: elektroniczny obieg faktur kosztowych, zapotrzebowań, pism czy dokumentacji technicznej.

Dzięki webinarowi dowiesz się, jak:

  • Elastycznie zarządzać obiegiem dokumentów
  • Procesować dokumenty poza firmą, dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnych i webowych
  • Kontrolować czas realizowanych zadań z poziomu aplikacji oraz poprzez wykorzystanie raportów
  • Zautomatyzować wprowadzanie dokumentów dzięki technologii OCR
  • Pracować w modelu wielofirmowym

 

Dlaczego warto stosować elektroniczny obieg dokumentów?

Każda firma, niezależnie od profilu działalności, procesuje znaczną ilość pism i dokumentów. Archiwizacja i praca z dokumentami w formie papierowej bywa uciążliwa, a dodatkowo wymaga znacznej przestrzeni biurowej.

Webinar rozpoczynamy o godzinie 11:00.

Rozwiązania usprawniające codzienną pracę

Moduł Comarch DMS pozwala na przyśpieszenie wprowadzania danych dzięki funkcji masowego skanowania i wykorzystania narzędzi OCR. Proces akceptacji i dostępu do dokumentów jest możliwy z poziomu aplikacji mobilnych na Android i iOS lub przez przeglądarkę www.

Możliwości zastosowania Comarch DMS

Oprócz podstawowych działań takich jak procesowanie faktur kosztowych czy dokumentów umów, moduł ten można wykorzystać do uporządkowania oraz nadzoru przebiegu procesów: kontroli jakości, realizacji projektów czy stopnia realizacji zleceń serwisowych świadczonych przez firmy zewnętrzne.

Wideo

Kamil Lisowski

Kamil LisowskiComarch SA

Jest absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. W firmie Comarch od 2015 roku. Na początku zajmował się wsparciem klientów, prowadzeniem szkoleń i testowaniem oprogramowania dla sektora MSP (Optima, Klasyka, XT). Aktualnie pracuje w dziale konsultingu ERP, w ramach którego prowadzi spotkania i prezentacje dotyczące rozwiązań Comarch ERP (głównie w zakresie zagadnień księgowych).

Pytania Odpowiedzi

Czy wersja mobilna działa z Androidem czy tylko na iOS?

Aplikacja mobilna działa zarówno na systemach iOS jak i Android.

Czy oznaczenia kolorem w liście dokumentów znajduje się w wersji DMS 2017.2 ?

Tak, od wersji 2017.0.1 jest możliwe zdefiniowanie kolorów dla kolejnych etapów obiegu.

Czy zamówienia/dokumenty można wprowadzać z poziomu aplikacji na telefon?

Dokumenty w obiegu mogą być dodawane z poziomu aplikacji desktopowej, mobilnej oraz webowej.

Czy DMS współpracuje również z Comarch ERP Optima?

Comarch DMS będzie współpracował z Comarch ERP Optima od wersji 2017.3 (wersja aplikacji DMS), której termin udostępnienia zaplanowany jest na przełom września i października 2017 roku.

Czy można na bieżąco dodać nowego kontrahenta?

Tak. Podczas dodawania dokumentu z poziomu Comarch DMS istnieje możliwość dodania nowego kontrahenta do bazy XL.

Czy webinar będzie później udostępniony?

Webinarium będzie udostępnione na stronie: http://webinary.comarch.pl/ oraz na Indywidualnych Stronach klientów

Gdzie mogę znaleźć plan pozostałych webinarów Comarch?

Lista zaplanowanych webinarów jest dostępna pod następującym adresem: http://webinary.comarch.pl/

Czy można ustawić zastępstwa - przekierowania (w przypadku urlopu osoby odpowiedzialnej)?

Z poziomu aplikacji jest dostępna struktura organizacyjna firmy wraz z listą pracowników. Do każdego z pracowników możemy przypisać osobę, która zastępuje ją podczas nieobecności.

Czy można ustawić przypomnienia odnośnie dokmenów których czas przeterminowania przekroczył np 72 godziny?

Z poziomu ustawień danego etapu istnieje możliwość zdefiniowania co jaki czas powinien być generowany mail przypominający o danym dokumencie.

Dlaczego na liście wprowadzonych dokumentów nie ma kolumny pokazującej kontrahenta?

Zaprezentowana lista jest listą domyślną. Jej widok może być dowolnie rozszerzany o elementy występujące w ramach danego obiegu m.in. Kontrahent. W ustawieniach typu obiegu, z poziomu poszczególnych kontrolek jest dostępny parametr: Pokaż na liście. Wybierając opcję Tak możemy wyświetlić na liście dokumentów nową kolumnę związaną z daną kontrolką.

Czy dokumenty mogą być dołączane w postaci linków?

W aplikacji jest dostępna kontrolka typu URL, w ramach której możemy dodawać linki do plików/stron. Aktualnie kontrolka URL obejmuje jeden link, w związku z czym dla większej ilości linków w ramach jednego dokumentu należy dodać kilka kontrolek tego typu.

Czy skany dokumentów z DMS mogą być widoczne w Comarch ERP XL?

Tak, skany dokumentów dodane w aplikacji Comarch DMS mogą być przenoszone do załączników danego dokumentu po stronie ERP XL. Dodatkowo załączniki mogą automatycznie zapisywać się w bazie XL (bez przenoszenia go bezpośrednio na konkretny dokument) dzięki czemu będą dostępne z poziomu listy załączników w systemie ERP.

Czy kolejność kolumn można ustawiać dowolnie?

Kolejność dodanych kolumn wynika z kolejności kontrolek w ustawieniach danego typu obiegu - można nimi zarządzać w dowolny sposób (zmieniać ich kolejność oraz widoczność). Kolumny, które są pierwotnie dostępne na liście m.in. Nazwa etapu, Nazwa obiegu mogą być ukrywane, natomiast ich kolejność nie podlega zmianom. Planujemy w najbliższych wersjach udostępnić możliwość pełnego zarządzania wszystkimi kolumnami.

Jak wygląda przejscie z Obiegu dokumentów comarch ERP do Comarch DMS

Dla migracji z Obiegu Dokumentów na Comarch DMS mamy zdefiniowane dedykowane procedury, które pozwalają na przeniesienie wszystkich dokumentów z uwzględnieniem etapów, w których dane dokumenty obecnie się znajdują. W kwestii szczegółów dotyczących migracji zapraszam do kontaktu z nasza asystą techniczną.

Czy jeśli osoba odpowiedzialna nie podejmie działań w wyznaczonym terminie - czy można ustawić aby przełożony tej osoby otrzymał taką informację i podjął działanie?

Wdrożeniowo takie rozwiązanie jest możliwe do realizacji. W standardzie przełożony może otrzymywać informacje na temat przeterminowanych dokumentów jeśli jest wraz z osobami podległymi przypisany do danego etapu. Planujemy rozszerzenie funkcjonalności aplikacji o możliwość informowania przełożonych o takich sytuacjach bez potrzeby przypisywania go do danego etapu.

Czy wersja responsywna dostępna jest tylko dla akceptacji kierownika?

Logowanie do aplikacji z poziomu przeglądarki www jest dostępne dla każdego użytkownika systemu. Praca z poziomu przeglądarki obejmuje wszystkie etapy obiegu.

Jak wprowadzić kontrolkę informującą, że dokument o danym numerze został już wprowadzony?

Jednym z dostępnych typów kontrolek jest typ: Komunikat, w ramach którego definiujemy warunki od których uzależniamy jego wyświetlanie jak i samą treść komunikatu. Taka kontrolka jest definiowana poprzez zapytanie SQL, które sprawdza na bazie czy dany numer obcy wystąpił już na dokumencie w danym obiegu.

Czy pliki dodawane do obiegu dokumentów mogą być przetrzymywane poza bazą danych żeby nasza baza danych nie rozrastała się?

Comarch DMS może współpracować z Comarch ERP XL w ramach jednej bazy lub dwóch odrębnych baz. W drugim przypadku wszystkie załączniki do dokumentów w obiegu są dodawane do bazy DMS, w związku z czym nie obciążają one bazy XL-a.

Ile poziomów akceptacji wydatku mogę wprowadzic do workflow dokumentu EOD?

Lista poziomów akceptacji w ramach danego obiegu jest nieograniczona.

Czy w EOD mogę sparametryzować dowolny wzór dokumentu i ustalić dla niego workflow?

W aplikacji Comarch DMS możemy dowolnie definiować zarówno kontrolki związane z elementami danego dokumentu (wraz z ich rozmieszczeniem) jak i ścieżki obiegu, w związku z czym jesteśmy w stanie odzwierciedlić dowolny wzór dokumentu.

Jeżeli rejestruję i wysyłam fakturę zakupu towarów handlowych EOD do opisu merytorycznego i akceptacji do Działu Gosp. Magazynowej to czy ten dział moze spod dowodu PZ zrobić fakturę zakupu tego towaru ?

Opisany proces najlepiej realizować w następujący sposób: Magazyn przyjmuje towar dokumentem PM (nie PZ), faktura sprzedaży od dostawcy jest wprowadzona do obiegu, opisywana merytorycznie i na tej podstawie jest generowany z poziomu DMS dokument FZ w XL-u. Następnie na tej FZ pod prawym przyciskiem wybrać opcję „Spinaj z dokumentem magazynowym” i wskazać odpowiednią PM.

Czy obraz faktury zeskanowanej mogę podłaczyć do EOD i bedzie widoczny dla każdego uczestnika procesu ?

Podpięty skan dokumentu może być widoczny dla wszystkich uczestników procesu lub zawężony do osób posiadających uprawnienia do konkretnych etapów.

Czy w dowolnym momencie możemy zaimportowac fv do systemu ERP - czy tylko na końcu procesu, po ostatecznej akceptacji?

Moment inicjalizacji dokumentu po stronie ERP jest dowolny - może wystąpić zarówno po pierwszym jak i po ostatnim etapie obiegu - jest to kwestia podlegająca parametryzacji.

Czy po przekazaniu do kolejnej osoby można dodać nowe dokumenty do załączników?

Załączniki mogą być dodawane do dokumentu w obiegu na każdym etapie, na którym dana kontrolka jest dostępna (również w ramach kilku etapów). Dodawanie załącznika jest dostępne dla osoby, która w danym etapie procesuje dokument lub użytkownika, który zdefiniowany jest jako obserwator z uprawnieniem edycji.

Czy silnik OCR jest częścią XLa?

Zarówno aplikacja Comarch DMS jak i system Comarch ERP XL nie posiadają wbudowanego silnika OCR natomiast DMS posiada niezbędne mechanizmy, które pozwalają na integrację z dowolnym silnikiem OCR, który zapisuje dane w bazie danych (np. MSSQL, Oracle itd..)

Czy DMS odczytuje dane z dokumentu?

Dane z dokumentów są odczytywane przez zewnętrzny silnik OCR. Po rozpoznaniu mogą zostać przeniesione do aplikacji Comarch DMS i automatycznie uzupełnić odpowiednie elementy dokumentu w obiegu.

Czy dla Optimy też będzie jedna lub dwie bazy?

W przypadku integracji Comarch DMS z Comarch ERP Optima, podobnie jak ma to miejsce w przypadku integracji z XL, będzie możliwość pracy zarówno na jednej bazie jak i na dwóch odrębnych (baza firmowa oraz baza DMS).

Czy jest możliwość integracji z pocztą elektroniczną?

W najbliższych wersjach planujemy w ramach integracji z pocztą elektroniczną dodać funkcjonalności m.in.: automatyczne generowanie dokumentu elektronicznego w aplikacji na podstawie otrzymanego maila czy też dedykowany toolbar po stronie outlook, który na podstawie maila zainicjalizuje dokument w obiegu.

Czy jest możliwość predekretacji faktur kosztowych w DMSie i ich export z tą predekretacją do systemu ERP XL? Czy obsłużone są wymiary analityczne zdefiniowane w bazie ERP XL?

Tak, z poziomu aplikacji DMS możemy utworzyć dokument faktury kosztowej, odpowiednie go opisać i na jego podstawie zainicjować dokument po stronie XL-a wraz z odzwierciedleniem wszystkich pozycji opisu analitycznego. Wymairy są definiowane w Comarch ERP XL i dodając nowy dokument w DMS opieramy się właśnie o te wymiary.

Czy w systemie można wykonać zapotrzebowanie na materiały masowe - kilka pozycji?

Ilość pozycji jest definiowana w ustawieniach danego typu obiegu i to od Państwa zależy ile takich pozycji ma znaleźć się na danym dokumencie. Od wersji 2017.3 (pocżatek października 2017) udostępniona będzie funkcjonalność kontrolek wielowierszowych, gdzie określenie ilości pozycji będzie odbywało się już na konkretnym, procesowanym dokumencie.

Jaka jest skuteczność OCRowania dokumentów?

Skuteczność OCRowania dokumentów zależy od możliwości zastosowanego silnika OCR.

Czy każdą fakturę trzeba osobno zeskanować, czy system rozpoznaje po kodzie kreskowy, że to nowa faktura?

Przy wykorzystaniu funkcjonalności masowego skanowania system rozpoznaje kolejne dokumenty po kodzie kresowym, w związku z czym możemy skanować dowolną liczbę dokumentów jednocześnie.

Czy tak samo można procesowac dokumenty PZ?

W aplikacji można procesować dowolny typ dokumentu. W przypadku dokumentów PZ możemy również z poziomu DMS inicjalizować dokument po stronie XL-a.

Czy forma płatności nie pobiera się domyślnie z karty kontrahenta?

Kontrolka dotycząca formy płatności może być ustawiona w taki sposób, aby pobierała formę płatności z ustawień kartoteki danego kontrahenta z możliwością lub blokadą późniejszej zmiany.

Czy należy mieć konkretny typ skanera?

Comarch DMS nie wymusza użycia konkretnego typu skanera. W momencie inicjowania skanu z poziomu aplikacji następuje połączenie z drukarką domyślną wskazaną w ustawieniach Windows.

Czy można dla danego repozytorium drukować etykiety do dokumentów (archiwizacja)?

Z poziomu aplikacji DMS nie ma możliwości drukowania etykiet.

Jak jest licencjonowany dostęp do DMS poprzez przeglądarkę web wystawioną na zewnątrz (internet)? Czy jest potrzeba zakupu MSSQL w wersji na procesor?

Comarch DMS jest licencjonowany per użytkownik jednoczesny co oznacza, że dana osoba może zalogować się z aplikacji desktopowej, mobilnej lub www w ramach jednej licencji (jedna licencja=jeden dostęp z dowolnego urządzenia). Do obsługi aplikacji mogą Państwo wykorzystać MSSQL w wersji express, dopóki nie ograniczają jej rozmiary bazy.

Czy można ustawiać z jakich pól OCR czyta informacje, czy system dokonuje tego samodzielnie (różne formaty wydruków faktur)?

Ustawienia dotyczące samego rozpoznawania tekstu zależą od wykorzystanego silnika OCR natomiast aplikacja Comarch DMS pozwala na swobodne zarządzanie odczytanymi danymi co oznacza, że z poziomu DMS wskazujemy, które z rozpoznanych pól powinny być wykorzystane na dokumencie (wraz ze wskazaniem kontrolek do których rozpoznane wartości powinny trafić).

Co w przypadku kiedy na fakturze są różne stawki VAT?

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku zapotrzebowania dla kilku pozycji, z poziomu danego typu obiegu mają Państwo możliwość zdefiniowania kilku pozycji np. związanych z wartościami Netto/Vat/Brutto, które w dalszym procesie obiegu będą przeniesione na dokument w systemie Comarch ERP XL.

Czy z EOD mogę wysłać automatycznie na adres e-mail mojego dostawcy zamówienie na zakup towarów?

Za pomocą dedykowanych procedur można utworzyć własne szablony maili, które wraz z odpowiednimi elementami i przy określonych warunkach będą przesyłane na wskazane adresy mailowe.

Czy istnieje możliwość zastosowania kontrolki (pola tekstowego), która po odrzuceniu lub cofnięciu dokumentu do osoby wprowadzajacej dokument bedzie posiadała informacje dotyczące co jest powodem jego cofnięcia ?

W takim scenariuszu mogą Państwo zdefiniować kontrolkę o typie pola tekstowego, która będzie widoczna dla wszystkich uczestników obiegu natomiast np. tylko na etapie akceptacji kierownika będzie możliwe wprowadzenie do niej ewentualnych uwag - będą one zapamiętane po cofnięciu dokumentu. Wypełnianie takiej kontrolki może również odbywać się automatycznie w ramach określonych reguł dzięki wykorzystaniu automatycznej inicjalizacji wartości w obiegu.

Czy dostępne jest demo Comarch DMS?

Demo do aplikacji Comarch DMS oraz systemu Comarch ERP XL jest dostępne na stronie: https://www.comarch.pl/erp/xl/demo/

Czy można stworzyć obieg widoczny tylko dla wybranych użytkowników?

Z poziomu struktury firmy w Comarch DMS mogą Państwo określić, które typy obiegów są widoczne dla danego operatora, w związku z czym możemy ograniczyć widoczność dokumentów dla osób nieuprawnionych.

Czy w momencie gdy DMS będzie działać z Optimą to będą dostępne przykładowe obiegi dokumentów w DMSie?

Na Indywidualnych Stronach Klientów Comarch są już dostępne przykładowe schematy obiegów (Comarch DMS/Przykłady). Schematy, które nie mają zdefiniowanej kontrolki dokument ERP XL mogą być wykorzystane we współpracy z Comarch ERP Optima.

Czy system poza danymi nagłówkowymi rozpoznaje poszczególne wiersze danego dokumentu?

Jeśli zastosowany silnik OCR jest w stanie rozpoznać elementy np. Faktury, to takie dane mogą być przeniesione na elektroniczny dokument w DMS, a następnie na dokument w ERP XL.

Jeżeli ręcznie zeskanujemy np. 5 faktur jednego kontrahenta to czy można je wprowadzić do systemu za jednym razem, czy trzeba osobno przypisywać kontrahenta do faktury?

W przypadku skanowania i inicjalizowania dokumentu za pomocą mechanizmu OCR kontrahent rozpoznaje się automatycznie dla każdego z dokumentów. Przy wykorzystaniu funkcjonalności masowego skanowania przypisywanie kontrahenta odbywa się pojedynczo dla każdego z dokumentów.

Czy można wydrukować etykietę z kodem EAN do naklejenia na fizyczny dokument i archiwizacji go? Czy później można odnaleźć go na podstawie czytnika kodów?

Z poziomu aplikacji DMS nie ma możliwości drukowania etykiet.

') //]]>